Un canal de denuncias exitoso

El canal de denuncias es un instrumento que permite a los colaboradores y personas externas a la organización poner en conocimiento de esta última la sospecha de la comisión de una mala conducta, pero ¿qué se considera una “mala conducta”? Podemos entenderla como actos de fraude, corrupción, acoso y otras acciones indebidas que se pueden cometer en relación a la organización.

Al ser un instrumento o herramienta, este puede desarrollarse a través del uso de dispositivos móviles (llamadas, mensajes de texto, Whatsapp, entre otros), de un portal o aplicación web, de correos electrónicos e, inclusive, entrevistas personales. Cada uno de ellos tendrá sus propias características y riesgos, pero siempre se puede utilizar más de un método, lo cual hará aún más accesible el ingreso de la denuncia por parte de los interesados. Con el propósito de cuidar el anonimato del denunciante, proteger la información enviada e incentivar esta actividad, una aplicación web resulta la más indicada, ya que esta permite mantener los datos enviados protegidos y almacenados de manera segura, garantiza el total anonimato del denunciante y esto, sin lugar a duda, incentiva a los colaboradores o externos a que se mantengan denunciando actos indebidos; pero, siempre dependerá del presupuesto y los objetivos de la organización para desplegar tal o cual canal de denuncia.

Sea cual fuere el tipo de canal de denuncia adoptado por la organización, este debe ser exitoso, es decir, que las personas confíen es dicho canal de denuncias y, por ende, lo utilicen.

Para ello, un canal de denuncias debe contar con los siguientes factores:

• Adecuado diseño y configuración.- En este aspecto, debemos tener en cuenta que este canal debe adecuarse a la estructura de la organización, en ese sentido se optará por un canal que se desarrolle por la web, a través de correo electrónico, dispositivos móviles (llamadas, mensajes de texto, Whatsapp, entre otros) o entrevistas personales. Asimismo, se deberá documentar cómo será tramitada cada denuncia que ingresa, cómo se deberá ingresar dicha denuncia, qué se considerará una denuncia, y demás aspectos importantes en torno a la denuncia y su tramitación, así como establecer el derecho de presunción de inocencia del denunciado y la confidencialidad y prohibición de represalias contra el denunciante o denunciado.
• Seguro y anónimo.- Al tratarse de datos sensibles, personales y hasta delictivos, estos deben ser tratados de manera segura y deben permanecer protegidos en todo momento, según las leyes de Protección de datos personales.
• Facilidad en su uso.- El canal debe ser de fácil uso y permanecer disponible las 24 horas del día, para permitir a los interesados realizar las denuncias de manera rápida y en cualquier momento. Si se permite el uso de dispositivos de fácil acceso, como un celular, es más probable que el denunciante llegue a denunciar, a que si tuviera un canal de denuncias más remoto. Por ello, la variedad de opciones contribuye a la puesta de la denuncia.
• Comunicación y formación.- Para fomentar el uso del canal de denuncias es necesario que los colaboradores y externos puedan conocer la existencia de este, su funcionamiento y los derechos que los asisten. Mientras más transparente sea la información que se trasmita, más confianza generará en el colaborador y externo, lo que contribuirá en el éxito del canal.

La conjunción de estos 4 factores más una cultura de cumplimiento establecida, permitirá que nuestro canal de denuncias tome el rumbo correcto y podamos prevenir la comisión de una conducta indebida que afecte a nuestra organización.

Autor: Bordes